Obsługa łańcucha dostaw obejmuje znacznie więcej czynności niż przewiezienie produktu z jednego miejsca do drugiego. Na każdym etapie pojawiają się zadania związane z dokumentacją, kontrolą ilości, planowaniem terminów i przekazywaniem informacji między uczestnikami procesu. Szczególne znaczenie ma identyfikacja towarów, w szczególności gdy jedna dostawa zawiera sporo różnych produktów albo pochodzi od kilku dostawców.

Usterki w oznaczeniach mogą prowadzić do pomyłek w trakcie przyjęcia, składowania i wydawania zamówień. Operator logistyczny może odpowiadać za koordynację tych czynności, w zależności od zakresu powierzonych zadań. W codziennej pracy ważne jest także uwzględnianie ograniczeń transportowych, takich jak dopuszczalna masa ładunku, przystępność pojazdów czy godziny przyjmowania dostaw. Nie wszystkie zamówienia można realizować według jednego schematu, dlatego sposób organizacji poszczególnych operacji wynika z rodzaju towarów i warunków ich przewozu.

Osobnym obszarem jest obsługa zwrotów, która wymaga innych procedur niż standardowa wysyłka zamówień. Towar wracający do magazynu nie zawsze może zaraz trafić ponownie do sprzedaży. Najpierw należy ustalić przyczynę zwrotu, sprawdzić stan opakowania, kompletność produktu oraz zgodność z dokumentacją. Czasami konieczne jest oddzielenie produktów uszkodzonych od tych, które mogą zostać ponownie wprowadzone do obrotu. Usługi logistyczne w tym zakresie mogą obejmować przyjmowanie przesyłek zwrotnych, rejestrowanie ich w systemie, kontrolę jakościową i przekazywanie informacji o następnym sposobie postępowania. Ważne jest również uwarunkowanie miejsca przechowywania takich produktów, ażeby nie mieszały się z pełnowartościowym zapasem. Przy sporej liczbie zwrotów brak stosownej ewidencji utrudnia postanowienie, na jakim etapie znajduje się konkretna przesyłka i kto odpowiada za jej dalszą obsługę. Z tego powodu procedury powinny określać zarówno sposób przyjęcia towaru, jak i termin wykonania poszczególnych czynności.

Zmieniające się potrzeby przedsiębiorstw wpływają na sposób organizacji zaplecza magazynowego i transportowego. Część podmiotów decyduje się na przekazanie wybranych zadań poza własną strukturę, co określa się jako logistykę zewnętrzną. Rozwiązanie to może dotyczyć w głównej mierze przewozu produktów, składowania zapasów, przygotowywania wysyłek albo obsługi dokumentów. Przed postanowieniem podziału zadań trzeba jednakże określić, które decyzje pozostają po stronie przedsiębiorstwa, a które przejmuje wykonawca. Na przykład odpowiedzialność za prognozowanie dystrybucji może nadal należeć do działu handlowego, w trakcie gdy fizyczne przyjęcie i rozmieszczenie towaru będzie wykonywane przez zewnętrzny podmiot. Taki podział wymaga sprawnego przekazywania danych. Jeśli informacje o zmianach w zamówieniach docierają z opóźnieniem, może dojść do przygotowania niewłaściwej liczby przesyłek albo niepotrzebnego zajęcia powierzchni magazynowej. Ważne są również zasady dostępu do danych i sposób rozpatrywania niezgodności, ponieważ kilka podmiotów może uczestniczyć w realizacji jednego procesu.

W sytuacji współpracy obejmującej sporo powiązanych obowiązków wykorzystywana jest logistyka kontraktowa. Jej niepowtarzalną cechą jest określenie w umowie zakresu obsługi, zasad rozliczeń i odpowiedzialności za poszczególne czynności. W zależności od potrzeb kontrakt może obejmować prowadzenie magazynu, administrowanie zapasami, kompletowanie zamówień, przygotowanie produktów do wysyłki a także organizację sprzedaży. Przy ustalaniu warunków trzeba uwzględnić także kwestie powiązane z wyposażeniem magazynu i wykorzystywanymi systemami informatycznymi. Przeniesienie obsługi do innej zlokalizowania może wymagać zmiany sposobu oznaczania towarów, dopasowania dokumentacji lub integracji systemów przekazujących informacje o zamówieniach. Znaczenie moraz określenie zasad postępowania w sytuacjach niestandardowych, takich jak sezonowy wzrost liczby zleceń, awaria urządzeń czy konieczność przeprowadzenia dodatkowej testom zapasów. Warunki kontraktu powinny uwzględniać takie okoliczności, ponieważ wpływają one na zakres pracy, czas realizacji operacji i sposób rozliczania dodatkowych czynności.

Sprawdź: usługi logistyczne Kraków.