Przygotowanie lokalu przeznaczonego do działalności gastronomicznej wymaga uwzględnienia wielu współzależności, których nie widać na 1szy rzut oka. Sam metraż pomieszczenia nie określa jeszcze, czy da się w nim wygodnie rozmieścić stanowiska pracy, urządzenia a także miejsca przeznaczone na przechowywanie towarów. Znaczenie ma kształt wnętrz, rozmieszczenie drzwi i okien, wysokość, dostęp do instalacji oraz sposób przemieszczania się pracowników.

Projekt technologiczny gastronomii odnosi te elementy do konkretnego sposobu prowadzenia prac. Przeciwnie będzie wyglądać układ w lokalu, w którym przygotowuje się niewielką liczbę prostych potraw, a inaczej tam, gdzie jednocześnie prowadzi się obróbkę wielu rodzajów towarów. Już na tym etapie należy brać pod uwagę czynności, które odbywają się oprócz zasadniczym procesem przygotowywania posiłków, takie jak przyjmowanie dostaw, segregowanie towaru, mycie naczyń czy wynoszenie odpadów. Pominięcie tych etapów może skutkować układem, który na rysunku wygląda poprawnie, ale w zwyczajnym użytkowaniu okazuje się nieprosty do zorganizowania.

Przy kształtowaniu przestrzeni szczególnie istotne jest określenie, co faktycznie będzie działo się w poszczególnych pomieszczeniach. Strefa magazynowa musi odpowiadać rodzajowi i ilości przechowywanych towarów, natomiast część robocza powinna uwzględniać kolejność wykonywanych czynności. W praktyce nie właściwie każde urządzenie można ustawić w dowolnym miejscu. Liczą się w głównej mierze wymagane przyłącza, wentylacja, dostęp do wody i odpływu, sposób otwierania drzwi a także przestrzeń potrzebna do obsługi i czyszczenia sprzętu. Przy większej liczbie urządzeń pojawia się jeszcze jeden problem: ich wzajemne rozmieszczenie. Zbyt niezbyt duże odstępy mogą utrudniać pracę, a ustawienie sprzętu w przypadkowej kolejności powoduje niepotrzebne przemieszczanie się personelu. Projekt technologiczny lokalu gastronomicznego powinien dlatego uwzględniać rzeczywisty przebieg pracy, a nie jedynie rozmieszczenie wyposażenia na planie. Czasem niewielka zmiana położenia jednego stanowiska wymusza korektę kilku kolejnych elementów, dlatego poszczególne decyzje powinno się rozpatrywać razem.

Osobną kwestią pozostaje dopasowanie rozwiązania do liczby osób pracujących w lokalu. Układ, który wystarcza przy jednoosobowej obsłudze, może stać się niewygodny, gdy w tym samym czasie przy stanowiskach pojawia się kilka osób. Wówczas znaczenie mają szerokość przejść, kierunek przemieszczania się, możliwość korzystania z urządzeń bez blokowania innych stanowisk a także miejsce odkładania potrzebnych przedmiotów. Warto również uwzględnić okresy większego obciążenia, ponieważ codzienna organizacja pracy na prawdę bardzo często wygląda przeciwnie w spokojnych godzinach niż w trakcie intensywnej obsługi. Bardzo podobnie powinno się potraktować dostawy. Towar trzeba przyjąć, sprawdzić i odpowiednio rozmieścić, a czynności te wymagają dostępu do określonej części zaplecza. Jeżeli droga dostaw przebiega przez przestrzeń przeznaczoną do innych prac, może dochodzić do kolizji różnorakich procesów. Takie sytuacje są skomplikowane do zauważenia tylko na podstawie powierzchni poszczególnych pomieszczeń, dlatego przy opracowywaniu układu warto analizować lokal w kontekście całego dnia pracy.

Na kształt dokumentacji wpływają również ograniczenia istniejącego budynku. W przypadku adaptacji gotowego lokalu nie za każdym razem można swobodnie przesunąć ściany, przemienić położenie instalacji czy zwiększyć powierzchnię zaplecza. Zdarza się, że trzeba więc znaleźć rozwiązanie mieszczące się w już określonych ramach. Dotyczy to w szczególności starszych obiektów, w których instalacje i układ pomieszczeń powstały z myślą o innym sposobie użytkowania. Projektowanie wymaga wówczas zestawienia planowanych funkcji z rzeczywistymi możliwościami technicznymi miejsca. Znaczenie mają też przyszłe czynności powiązane z konserwacją i wymianą urządzeń, ponieważ sprzęt powinien być dostępny nie tylko w trakcie normalnej pracy, niemniej jednak też wówczas, gdy należy go odsunąć, wyczyścić lub naprawić. W efekcie projekt technologiczny nie ogranicza się do wskazania, gdzie znajduje się wyposażenie. Obejmuje także sposób zastosowania przestrzeni, kolejność działań oraz ograniczenia, które mogą mieć wpływ na codzienną organizację pracy.

Zobacz także: projekt technologiczny sanepid.